Cara Membuat Absensi Sederhana Menggunakan Google Application

 Pada kesempatan ini saya akan coba tulis kembali sedikit ilmu yang saya baru pelajari akhir-akhir ini. Dikarenakan efek COVID19, di tempat saya bekerja saat ini memberlakukan WFH (Work From Home) yang mana salah satu kendalanya atau tantangannya adalah teknis absensi yang efektif untuk menandakan seorang karyawan masuk tidak nya, yang biasanya kalau di kantor cukup ke mesin absensi, setor sidik jari dan beres data tercatat.

Di divisi saya untuk teknis absensi yang kami gunakan adalah dengan cara memposting di WA grup share live location dan photo/video call dengan atasan sebanyak 3x sehari. Jam masuk, jam istirahat dan jam pulang. Dan di akhir harus direkap sebagai record absen yang nantinya saya rasai akan dibutuhkan bagi HRD untuk perhitungan gaji dll.

Sekian intronya mari kita langsung mulai ke tutorial Membuat absensi sederhana menggunakan google application berdasarkan sistem absensi yang berlaku di divisi saya. Prosesnya agak teknikal jadi ikuti setiap langkahnya dengan teliti.

PERSIAPAN

Untuk persiapannya sangat mudah sekali adalah kita harus punya google account dan login ke accountnya. baik itu google acount yang gratisan (yang biasanya mempunyai alamat email dengan ujung @gmail.com) atau yang menggunakan domain sendiri di google accountnya (@domainkamu.com).

BAHAN-BAHAN

1. Google Form (untuk collect data)
2. Google Sheet (untuk menampung data, otomatis terbuat dari isian form)
3. Google Data Studio (untuk memvisualisasi data yang terkumpul di google sheet) biar lebih mudah difahami dan terstruktur dalam mebaca data.

A. Membuat Google Form untuk mengkoleksi data.

A1. Login ke dalam akun google atau gmail kamu
A2. Buka google form pada link ini https://docs.google.com/forms/u/0/ dan buat form dengan mengklik yang ditandai merah

Dengan mengklik yg ditandai merah kita akan membuat form baru

A3. Tampilan pembuatan google form dan pembuatan field

Form isian Nama Karyawan

1. adalah nama form yang nantinya sebagai nama file form di google drive kita
2. Judul di halaman form
3. Field atau Jenis data yang mau dikoleksi
4. Type data untuk nomor 3 (saya pilih dropdown karena jenis data yang saya pilih adalah nama karyawan yang sudah terdaftar diperusahaan)
5. List Pilihan dari nama karyawan (karena saya pilih dropdown di type data, harus mengisi list data ini)
6. Untuk menambah field atau isian data lainnya yang mau kita koleksi datanya
7. Ini untuk mengatur isian form ini wajib di isi atau tidak. Jika wajib jangan kosong alias harus di isi.

Terus klik nomor 6 untuk membuat field-field baru selanjutnya yang dibutuhkan untuk direkap. Ini yang saya buat.

Field Divisi

Nama field “Divisi”, type data “Drop Down”, Pilihannya nama-nama Divisi. Dan “Wajib diisi” nya di aktifkan

Field Jenis Absen

Nama Field “Jenis Absen”, Type Data “Drop-down”, List absen “masuk, istirahat, pulang” wajib diisi

Field Tanggal Absen

Nama field “Tanggal” untuk record tanggal saat absen, Type data “Tanggal” / “Date” kalau seting bahasa inggris, wajib diisi

Field Jam Absen

Nama field “Jam”, Type data “Waku” / “Time” kalau setingan bahasa inggris di googlenya, wajib diisi

Field Bukti Screenshoot sudah absen di grup WA

Nama field “Shareloc Foto”. Type data “Upload file”, hanya izinkan file tertentu centang “gambar” / “Image”. Jumlah maksimum file “1” biar hanya bisa upload 1 file saja. Ukuran file maksimal “1 Mb” biar tidak cepat penuh google drive kita. Kita bisa set ukuran maksimal memori untuk menerima gambar dan jika sudah terpenuhi tidak akan bisa lagi menerima upload foto, dalam hal ini di gambar kita set 1GB. FYI: untuk google drive kita dapat gratis s.d 15 GB

Pas kita pilih type data “Upload file” akan ada pemberitahuan ini, klik “Lanjutkan” saja. Fungsinya mengizinkan form untuk menyimpan foto yang di upload ke Google drive nya yang buat form.

Semua sudah beres jadilah form absen untuk di isi setiap karyawananya. Untuk versi live bisa klik link berikut: Form Absen Live (harus login google)

Untuk melihat formnya tersebut setelah kita selesai membuatnya adalah dengan mengklik gambar mata di pojok kanan atas.

Klik untuk melihat live formnya, akan terbuka tab baru di browser anda.

NOTE: Agar google form anda bisa di akses pastikan yang akan mengisi form nya untuk login terlebih dahulu di akun googlenya masing-masing karena kita menambahkan opsi upload file dalam isiannya.

B. Membuat Google Sheet untuk menampung data

Kita lanjut ke bagian kedua adalah menjadikan data yang sudah di input menjadi data spreadsheet di google Sheet. Berikut caranya:

B1. Buka google form editor kita, Klik Tab “Respons” dan klik ikon google sheet yang berwarna Hijau.

Klik tab “Respons” lalu klik ikon warna hijau yang ditandai merah

B2. Setelah Klik ikon hijau akan muncul jendele untuk membuat file google sheet. Tugas kita beri nama filenya dan klik “Buat” / “Create”.

No. 1 untuk membuat nama file nya, Setelah kita membuat nama filenya klik Nomor 2 “Buat” / “Create”.

Setelah itu tomatis akan dilempar ke tab baru di browser ke halaman google sheet dari file yang kita buat. Persis seperti file excel yang nantinya menampung semua data yang di input di form secara realtime.

Tampilan data google sheet yang di input di form.

C. Visualisasikan Data dengan Google Data Studio

Bagian ini adalah bagian yg saya baru pelajari, jadi mohon maaf kalau ada yang keliru bisa diluruskan. Sekali lagi ini sangat teknikal ada menggunakan sedikit syntax bahasa pemrograman. Tapi kamu gak usah khawatir cukup ikuti saja. Ok lanjutt..

C1. Buka google data studio pada link berikut https://datastudio.google.com/ dan buat report baru.

Tampilan google data studio, terus buat report baru dengan mengklik yang di tandai merah

Setelah klik kalau kita sama sekali baru biasanya akan di sambut dengan pengenalan singkat data studio itu apa klik “Mulai” / “Start”, terus persetujuan persyaratan ceklis pada setuju paling bawah di scroll saja dan apakah kita bersedia untuk menerima email terkait google studio. Jawabannya pilih Ya saja semua kalau bingung haha.

C2. Menambahkan sumber data untuk report kita, yang mana sumber datanya adalah file google sheet yang tadi kita buat. Caranya:

Pilih Google Spreadsheet

Izinkan google studio mengakses Google sheet kita

Setelah di izinkan, muncul nama-nama file sheet kita, pilih data absensi nya, klik “Tambahkan”

Akan muncul ini, klik “Tambahkan ke Laporan”

Inilah tampilan kita untuk mendesain data kita, klik yang ditandai merah pojok kiri atas untuk merubah Judul Laporan kita

Judul sudah saya rubah, terus Klik menu “Sumber daya” / “Resource”, pilih paling atas “Kelola sumber data yang ditambahkan”

Sumber data yang kita pilih tadi, Klik “Edit”

Inilah tampilah edit sumber data

Rubah type data field “Shareloc Foto” dari URL menjadi “Text”. Klik no.2 terus no.3 yang ditandai merah

Klik “Tambah Kolom”

Nama kolom isi dengan “idgambar”. Untuk nomor 2 di isi dengan:

SUBSTR(Shareloc Foto, 34, 33)

Terus klik “Simpan”

Setelah itu kembali dengan klik “Semua Kolom”

Klik “Tambah Kolom” lagi

1. Nama kolom di isi “Gambar”, 2. di isi nomor 2 dengan copy paste text di bawah, 3. Klik “Simpan”, 4. Kembali dengan klik “Semua Kolom”

IMAGE(CONCAT(“https://drive.google.com/uc?id=",idgambar),Nama)

Akan muncul 2 field baru, setelah itu klik “Selesai”, setelah itu pojok kanan atas terus klik “Tutup” / “Close”

C3. Mendesain tampilan Data

Setelah proses di sumber data selesai sampai klik “Ttutup”, kita akan di bawa ke halaman desain data seperti berikut:

Yang sebelah kiri adalah bidang tampilan data, yang sebelah kanan adalah cutomisasi untuk object yang kita pilih di bidang tampilan data.

Selanjutnya kita klik di bidang kosong pada tampilan data untuk memilih tempalate tampilan data kita.

Kita pilih template tampilan sebelah kanan yang kita inginkan

Selanjutnya kita pilih kotak table tampilan data di bidang data untuk kita setting customisasinya. Ikuti setingan berikut:

Untu Data, nomor 1 kita pilih tanggal, nomor 2 sesuai gambar, nomor 3 pilih 25 saja file yang tampil dalam 1 halaman.

Pilih tab gaya, dan atur seperti di atas. Nomor 1 ukuran 18 px, nomor 2 hilangkan centang “Nomor baris”

Setalah seting data dan seting gaya di atas, kita atur juga geser dan tarik ukuran besar kolomnya tnggal drag dengan mouse Maka tampilannya akan seperti berikut:

Tampilan setingan di atas

Terus setelah itu kita lanjutkan untuk menambah kolom foto di samping table tersebut caranya:

Tapi sebelum itu, agar gambar muncul di laporan, kita harus seting public folder gambar yang di upload pas isi form. Karena secara default file gambar yang kita upload bersifat private. Begini caranya:

a. buka kembali setingan google form untuk absen, ke tab “Respon”, terus paling bawah klik “Lihat Folder”

Klik “Lihat Folder” untuk membuka folder di google drive yang telah di upload yang isi form

Setelah klik kita akan dilempar ke tab baru yang membuka folder google drive yang berisi semua foto yang di upload saat isi form. Setelah itu kita klik folder di atas yang di tandai merah:

Setlah itu akan muncul sebuah folder, terus klik kanan pada folder tersebut terus klik “Dapatkan link yang bisa dibagikan”.

Cara setting folder foto di google drive agar jadi public dan bisa di panggil di laporan

Sudah beres untuk menseting folder gambar agar tampil di laporan. Selnajutnya Kita kembali ke google data studio untuk menambahkan kolom gambar di laporan:

Klik tambahkan diagram, pilih tabel yang di tandai merah

Setelah itu kita tempatkan di bidang laporan sesuaikan ukuran dan posisinya. Terus setelah itu kita seting data dan gaya nya lagi dengan setingan seperti berikut:

Untuk seting data ikuti gambar ini saja, Dimensi rentang tanggal kita pilih “Tanggal”, untuk dimensi kita pilih “Gambar” saja. Untuk baris per halaman kita pilih “1”

Untuk gaya:

Untuk seting gaya kita hanya hilangkan ceklis pada “Nomor baris”

Maka setelah itu tampilannya akan seperti berikut:

Selanjutnya tinggal menambahkan judul, filter yang kita inginkan, dan jika perlu share secara public laporan tersebut.

Yang merah untuk menambahkan filter, yang biru untuk menambah teks

Untuk setingan filter bagian “Dimensi rentang tanggal” nya harus sama dengan table yaitu tanggal. Untuk bagian dimensinya itu terserah kita data mana yang mau di filter, misal dalam kasus ini yang saya filter: Nama, Tanggal dan Jenis Absen.

Setingan Filter Nama

Maka sudah jadilah Laporan sederhana kita, untuk melihat hasilnya kita bisa klik “Tampilan” :

Sudah jadi laporan, kita, kalau mau lihat hasilnya bisa klik “Tampilan”

Kita bisa mengontrol siapa saja yang bisa melihat report tersebut dengan mengklik “Bagikan” di samping kiri tombol “Tampilan”.

Berikut kalau mau dilihat secara publik oleh semua orang: Klik “Bagikan”

Pilih “kelola Akses” terus pilih “Siapa saja yang memiliki link dapat melihat”

Tinggal copy paste deh linknya ke orang yang ingin kita kasih lihat laporannya. Kalau saya yang buat ya kasi ke atasan sama tim saya aja, biar tahu rekapan absennya.

Ini link Contoh laporan yang saya buat pada tutorial ini silahkan kalau mau coba isi absen:

Form isi Absen klik Di sini (harus keadaan login google)

Laporan Real time bisa lihat klik Di sini

Demikian cara membuat laporan sederhana membuat absen online dengan 3 layanan google secara gratis ini. Kita juga bisa explore laporan-laporan lain yang ingin kita buat sesuai kebutuhan dan kreativitas kita agar dalam membaca lebih menyenangkan dan terlihat canggih haha.

Terimakasih semoga bermanfaat.